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Gründung einer Repräsentanz (Representative Office)
Rechtliche Grundlagen
Geschäftliche Zielsetzung
Registrierung
Kosten
Steuern
Personal
Leistungen von China Experts
Rechtliche Grundlagen
Die Gründung von Representative Offices ist seit 1983 gesetzlich geregelt und die am meisten verbreitete Form einer Niederlassung von ausländischen Unternehmen in China. Es muss kein Kapital eingezahlt werden, es gibt keine Mindestanforderungen an Personalstärke und Bürogröße. Seit Anfang 2010 ist die Anzahl der registrierten Repräsentanten auf vier begrenzt. Ein Representative Office darf jedoch keine Geschäfte im eigenen Namen abwickeln und ist auf Kontaktanbahnung und Verbindungsfunktionen beschränkt.
Geschäftliche Zielsetzung
Aufgabe eines Representative Offices ist die Vertretung der Muttergesellschaft in China, dies beinhaltet die Kontaktanbahnung mit chinesischen Geschäftspartnern, Marktforschung, Produktpromotion und Marketing, Führung von Verhandlungen im Auftrag der Muttergesellschaft, Kontakte zu Lieferanten und Abnehmern, Qualitätskontrollen und Serviceleistungen. Ein Represenative Office kann auch als Vorstufe für ein Produktionsunternehmen gegründet werden, um bei großen Projekten mit langfristigen Verhandlungen die Rolle als Anlaufstelle und Vertretung des ausländischen Investors zu übernehmen.
Praktisch kann ein Representative Office die Rolle eines Einkaufbüros übernehmen. Es kann mit Lieferanten Anforderungen und Spezifikationen aushandeln, die Fertigung bei den Lieferanten überwachen, Qualitätskontrollen und Abnahmen durchführen und die Außenhandelsgesellschaft auswählen, über die der Vertrag abgewickelt wird.
Soll ein Representative Office als Vertriebsbüro dienen, können sämtliche Verhandlungen mit dem Endabnehmer direkt geführt werden. Die Verträge dürfen aber nur durch eine Gesellschaft mit Handelsrechten abgeschlossen werden. Der chinesische Endkunde importiert also direkt von der ausländischen Mutter, oder es muss eine chinesische Außenhandelsgesellschaft dazwischen geschaltet werden. Für einen Anlagenbauer mit wenigen Großprojekten kann eine Repräsentanz als Vertriebsbüro ausreichen. Bei regelmäßigen Geschäften sollte dagegen eine Handelsgesellschaft gegründet werden.
Registrierung
Representative Offices können nur durch im deutschen Handelsregister eingetragene Unternehmen oder durch eine im Ausland registrierte "LimitedLiability Company" gegründet werden. Das Unternehmen muss in der Regel mindestens ein Jahr alt sein.
Für die Abwicklung der Formalitäten vor Ort wird ein chinesischer Sponsor bzw. Agent benötigt. Wegen der damit verbundenen Gebühren bieten sich zahlreiche chinesische Unternehmen an. Man sollte deshalb bei der Auswahl vorsichtig sein. Die Rolle des Agenten kann auch durch Service-Gesellschaften wie die FESCO übernommen werden.
Der Antrag ist beim Ministry of Commerce bzw. dessen lokalen Ablegern, den örtlichen Commissions of Trade zu stellen. Dazu sind folgende Unterlagen erforderlich:
- Antragsschreiben, unterschrieben durch den gesetzlichen Vertreter des Unternehmens
- Kopie des "Certificate of Incorporation" (Handelsregisterauszug) der Muttergesellschaft, notariell beglaubigt und legalisiert, außerdem mit dem Nachweis, dass das Unternehmen mindestens zwei Jahre existiert
- Auskunft der Hausbank über das Unternehmen, ebenfalls notariell beglaubigt und legalisiert
- Nominierungsschreiben für den Chief Representative
- Kurzlebenslauf des Chief Representative
- Nachweis über Büroadresse
Nach Ausstellung der Genehmigungsdokuments durch die Handelsbehörde muss das Representative Office bei der Administration of Industry and Commerce (AIC) registriert werden. Dazu sind noch einmal alle oben genannten Dokumente und das Genehmigungsdokument vorzulegen.
Üblicherweise ist es ausreichend, die Dokumente in englischer Sprache vorzulegen. Beim HR-Auszug reicht in der Regel eine auszugsweise chinesische Übersetzung. Weiterhin ist es erforderlich, die zukünftige Büroadresse nachzuweisen. Wichtig ist, dass es je nach Standort mehr oder weniger strenge Anforderungen an die Geschäftsräume gibt und oft nur erstklassige Bürogebäude akzeptiert werden. Vor Abschluss einer Vereinbarung mit dem Vermieter sollte dessen Status genau überprüft werden.
Die AIC stellt ein "Representative Office Certificate" aus, das üblicherweise ein Jahr gültig ist. Nach der ersten Registrierung sind zusätzliche Anmeldungen beim Finanzamt, Zoll, Public Security Bureau usw. erforderlich. Außerdem muss ein Geschäftskonto bei einer Bank eröffnet werden, über das alle lokalen Zahlungen und die Kostenerstattung aus dem Ausland abgewickelt werden. Mit dem "Representative Office Certificate" können auch die Formalitäten für die Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis ausländischer Mitarbeiter abgewickelt werden. Innerhalb von drei Monaten nach der Gründung überprüft die AIC neu gegründete Repräsentanzen und übt weiterhin die Oberaufsicht aus. Bei der jährlichen Verlängerung der Registrierung ist jeweils eine Kopie des aktuellen "Certificate of Incorporation" der Muttergesellschaft vorzulegen.
Kosten
Vor der Gründung sollte der Investor ein Budget aufstellen, das vor allem die folgenden Positionen beinhalten muss:
- Raumkosten: Je nach Lage, Standard und Größe können die Kosten für ein Büro sehr stark variieren. Bei Niedrigpreislösungen muss sichergestellt sein, dass der angebotene Büroraum auch tatsächlich durch ein ausländisches Unternehmen genutzt werden darf. Besonders wenn Büro- und Wohnraum zusammengelegt werden sollen, kann es passieren, dass Wohnräume nicht als Bürostandort akzeptiert werden.
- Personal: Der Chief Representative kann sowohl durch das ausländische Unternehmen entsandt als auch lokal rekrutiert werden. Welches zusätzliche Personal eingestellt werden soll, liegt allein im Ermessen des Unternehmens. Es ist aber zu berücksichtigen, dass chinesische Mitarbeiter – auch wenn sie selbst ausgesucht wurden – nur über eine Servicegesellschaft beschäftigt werden dürfen, die besondere Kosten verursacht (siehe unten)
- Allgemeine Betriebskosten: Hier sollte realistisch geprüft werden, welche Kosten durch das Representative Office entstehen. Insbesondere die Betreuung chinesischer Kunden, einschließlich Reisen und Unterhaltung, kann recht teuer werden.
Steuern
Ein Represenative Office ist verpflichtet, die chinesische "Business Tax" zu zahlen, die in der Regel auf Grundlage der Bürokosten ermittelt wird. Außerdem gehen die chinesischen Behörden davon aus, dass ein bestimmter Anteil der Gewinne des Mutterhauses dem Representative Office zuzurechnen ist, und verlangen dafür "Corporate Income Tax". Für ein Budget sollten grob 10% der Kosten für Steuern angesetzt werden. Die genaue steuerliche Situation kann jedoch nur im Einzelfall geklärt werden.
Personal
Chinesische Mitarbeiter dürfen nur über autorisierte Service-Gesellschaften, z.B. die FESCO (Foreign Enterprises Service Corporation) eingestellt werden. Diese Gesellschaften stellen eigene Kandidaten vor, Mitarbeiter können aber auch über Job-Börsen oder andere Rekrutierungskanäle gesucht und dann der Servicegesellschaft vorgeschlagen werden. Da die Servicegesellschaften einen erheblichen Anteil des Gehalts einbehalten, ist es üblich den Mitarbeitern direkt einen Bonus zu zahlen. Allgemein gilt, dass Representative Offices als Arbeitgeber begehrt sind, da sie chinesischen Mitarbeitern eine direkte Anstellung bei prestigeträchtigen ausländischen Unternehmen bieten. Die Kehrseite sind natürlich die vergleichsweise hohen Kosten für qualifizierte und fremdsprachenkundige Mitarbeiter und die hohe Wechselbereitschaft.
Leistungen von China-Experts
- Beratung bei allen strategischen Überlegungen zur Konzeption eines Representative Offices.
- Unterstützung bei der Erstellung aller erforderlichen Dokumente
- Suche und Verhandlung des geeigneten Büroraums
- Erledigung der Behördenformalitäten (Region Shanghai) oder Vorstellung eines Servicepartners für die Abwicklung vor Ort
- Unterstützung bei der Personalsuche
- Beratung bei der steuerlichen Gestaltung
Februar 2010
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