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Gründungs- und Genehmigungsverfahren für Joint Ventures
und Wholly Foreign Owned Enterprises
Letter of Intent
Antragsformular
Feasibility-Studie / Business-Plan
Vertragsdokumentation
Genehmigung und Registrierung
Kapitaleinbringung
Leistungen von China Experts
Die bürokratischen Abläufe und die erforderlichen Dokumente für die Genehmigung eines Unternehmens mit ausländischer Beteiligung sind für Joint Ventures und WFOE's weitgehend einheitlich. Zuständige Anlaufstelle ist immer die lokale Handelsbehörde (Authority of Commerce). In allen größeren Industriezonen sind Zweigstellen der örtlichen Handelsbehörde eingerichtet.
Erster Schritt ist die Registrierung des des Firmennamens. Dafür wird üblicherweise eine Woche benötigt.
Die Beantragung erfolgt durch Einreichen eines Projektantrags zusammen mit den folgenden Dokumenten:
- Vertragsdokumentation: Satzung (Articles of Association) und nur bei Joint Ventures JV-Vertrag (JV Contract)
- Feasibility-Studie
- Zusätzlich benötigte Dokumente wie HR-Auszug, Bankauskunft etc.
Das Verfahren wird abgeschlossen mit der Ausstellung eines Genehmigungsdokuments durch die zuständige Handelsbehörde und der Registrierung bei der State Administration of Industry and Commerce, die auch die Business License ausstellt (Weitere Informationen mit Download der erforderlichen Formulare in chinesischer Sprache unter http://wzj.saic.gov.cn).
Ablauf und Einzelheiten des Verfahrens werden nachfolgend dargestellt.
Letter of Intent (nur bei Joint Ventures)
Der Letter of Intent kann als Vorvertrag für das Joint Venture betrachtet werden und dient als Basis des folgenden Projektantrags. Ein Letter of Intent ist rechtlich nicht bindend. Somit können bei Nichteinhaltung keinerlei Ansprüche geltend gemacht werden, es sei denn der Letter of Intent selbst enthält entsprechende Schadenersatzregelungen.
Bei größeren Projekten wird häufig auf Grundlage des Letter of Intent ein vorläufiger Antrag gestellt und damit das Projekt bei den Behörden registriert.
Die Gestaltung des Letter of Intent ist nicht festgelegt, er sollte jedoch bestimmte inhaltliche Anforderungen erfüllen.
Übliche Inhalte des Letter of Intent sind:
- Festlegung der Vertragsparteien
- Name des Joint Ventures
- Geschäftszweck, Festlegung des Produktspektrums
- Gesamtinvestition, registriertes Kapital und Kapitalanteile
- Devisen und Exporte
- Laufzeit des Joint Ventures
- Ablauf der weiteren Verhandlungen
Im Letter of Intent festgelegten Eckdaten lassen sich im Verlauf der folgenden Verhandlungen nicht einfach ändern. Deshalb sollten allgemein gehaltene Formulierungen verwendet werden. Bei allen kritischen Fragen sollte der Letter of Intent so flexibel sein, dass sich einerseits die Vorstellungen des chinesischen Partners und der der chinesischen Behörden berücksichtigen lassen, andererseits aber die Erwartungen des ausländischen Investors erfüllt werden können..
Antragsformular
Projekte bis zu einer Investitionssumme von US$ 100 Mio. werden auf der Provinzebene genehmigt. Für diese Projekte ist in der Regel das Ausfüllen eines Antragsformulars ausreichend, das mit der gesamten erforderlichen Dokumentation eingereicht wird.
Bei größeren Projekten kann eine Vorabgenehmigung erforderlich sein und ein detaillierter Projektvorschlag verlangt werden. Bei Joint Ventures enthält dieser im Wesentlichen die im Letter of Intent vereinbarten Eckpunkte.
Ist eine Vorabgenehmigung erforderlich, müssen folgende Dokumente zusammen mit dem Projektantrag eingereicht werden:
- Letter of Intent(bei Joint Ventures)
- Kopie der Geschäftslizenz des ausländischen Investors (Handelsregisterauszug)
- Auskunft der Hausbank über den ausländischen Investor
- Jahresabschluss des letzten Jahres
- Kopie des Reisepasses des Unterzeichnenden
- Gegebenenfalls Vollmacht.
Feasibility-Studie / Business-Plan
Die Feasibility-Studie spielt heute bei den meisten Projekten nur eine geringe Rolle. Meist begnügen sich die Behörden mit ein paar allgemeinen Angaben und Zahlen. Dennoch sollte jeder Investor im eigenen Interesse einen soliden Business-Plan erstellen.
Bei Joint Ventures kann die Erstellung der Feasibility-Studie der schwierigste Teil der Verhandlungen sein. In jedem Fall sollten sich beide Partner bemühen, eine realistische und detaillierte Planung zu erstellen, die Basis für die spätere Geschäftspolitik ist. Auf keinen Fall sollte man die Feasibility-Studie nur als lästiges Behördendokument ansehen und schön färben.
Soll das Unternehmen überwiegend auf dem chinesischen Markt verkaufen, ist erfahrungsgemäß die Umsatzplanung der schwierigste Punkt. Gerade bei Joint Ventures prallen hier oft sehr unterschiedliche Vorstellungen aufeinander.
Grundsätzlich können bei einem Joint Venture die Partner frei vereinbaren, welche Seite für die Erstellung der Studie verantwortlich ist. Chinesische Partner schalten ab einer gewissen Projektgröße dazu üblicherweise externe Experten, Design- oder Forschungsinstitute, ein. Der Vorteil ist, dass professioneller Sachverstand eingebracht wird und die Studie den behördlichen Anforderungen entspricht. Oft sind aber die getroffenen Annahmen nicht transparent genug. Der ausländische Investor muss darauf achten, dass gemeinsame Vereinbarungen auch in die Studie einfließen.
Eine weitere Schwierigkeit bei Feasilbity-Studien, die von einem chinesischen Partner oder Dienstleister erstellt werden, kann sein, dass die Studie nach den chinesischen Buchhaltungsgrundsätzen erstellt wird und nur eine wenig detaillierte Ertragsrechnung nach dem Umsatzkostenverfahren zeigt. Hier muss geprüft werden, ob genügend Detailinformationen vorhanden sind.
Die Planung der Investitionen bereitet dagegen meist keine Probleme, wenn Bargeld oder fabrikneue Maschinen eingebracht werden. Werden dagegen von einem chinesischen Staatsunternehmen Sachwerte in ein Joint Venture eingebracht, muss in jedem Fall ein Bewertungsgutachten vorgelegt werden. Dieses Gutachten muss durch eine autorisierte Bewertungsgesellschaft erstellt und durch die staatliche Vermögensverwaltung bestätigt werden. Über Bewertungsfragen kann es in Verhandlungen zu erheblichen Konflikten kommen. Bei einem Privatunternehmen als Joint-Venture-Partner ist zwar keine offizielle Bewertung vorgeschrieben. Trotzdem ist die Erstellung eines Gutachtens zu empfehlen.
Die Studie besteht in der Regel aus einem Text- und einem Tabellenteil. Auch wenn keine englische Fassung verlangt wird, sollte die Feasibility-Studie grundsätzlich zweisprachig erstellt werden.
Vertragsdokumentation
Die Vertragsdokumentation für ein Unternehmen mit Auslandskapital besteht aus:
- Satzung (Articles of Association)
- nur für Joint Ventures: JV-Vertrag (JV Contract)
- Anhängen zum Vertrag (Aufstellungen über die der Sacheinbringung der Partner, Technologievertrag, Mietvertrag etc.)
Für alle erforderlichen Dokumente gibt es bei den Genehmigungsbehörden Mustertexte in chinesischer und englischer Sprache, die aber nicht immer die aktuelle Rechtslage wiedergeben und in jedem Fall auf die besondere Situation des Projekts angepasst werden müssen. Da die Mustertexte sich eng an die gesetzlichen Bestimmungen anlehnen und die Behörden prüfen, ob alle erforderlichen Punkte enthalten sind, sollte man sich an den Mustertexten orientieren, darf aber davon abweichen. Zahlreiche chinesische und ausländische Anwaltskanzleien bieten hierbei Unterstützung an.
Die chinesischen Verträge beruhen auf einem Konsensverständnis und räumen dem Minderheitsgesellschafter in einem Joint Venture starken Schutz ein. Insbesondere fehlen in den Mustertexten Regelungen für den Konflikt- und Streitfall. Deshalb sollte man besonders auf folgende Punkte achten:
- Möglichkeit zu einseitiger Kapitalerhöhung mit entsprechender Änderung des Anteilsverhältnisses
- Konfliktlösung bei Streitigkeiten, Bedingungen für die Übernahme des Anteils des Partners
- Bewertungsverfahren bei Ausscheiden eines Partners
- Möglichkeiten für die vorzeitige Beendigung des Unternehmens
- "Change of Control"-Klausel zur Regelung des Falls der mehrheitlichen Übernahme eines Joint-Venture-Partners durch einen Dritten
Grundsätzlich müssen die Verträge in chinesischer Sprache erstellt werden. Daneben kann gleichwertig eine fremdsprachige Fassung vereinbart werden. Hier empfiehlt sich immer englisch, da die Übersetzung der chinesischen Fachbegriffe eindeutig ist, während es bei deutsch zu Unklarheiten kommen kann. Allgemein werden jedoch die Probleme der sprachlichen Unterschiede zwischen den Fassungen eher überschätzt.
Die Mustersatzung für ein Joint Venture ist in weiten Teilen identisch mit dem JV-Vertrag und enthält zusätzlich Regelungen für die Kompetenzen der Entscheidungsorgane. Für Joint Ventures ist es hier sehr wichtig, die Mehrheiten für bestimmte Entscheidungen festzulegen, d.h. insbesondere welche Beschlüsse einstimmig und somit nur unter Zustimmung des Minderheitspartners gefasst werden können. Außerdem müssen die Kompetenzen von Board of Directors und Managern abgegrenzt werden.
Für ein WFOE gibt es keine strengen Vorgaben. Man sollte sich aber an die übliche Organisationsstruktur mit einem Board of Directors und einem Management Office, bestehend aus General Manager und einem oder mehreren Deputy General Managern halten. Im Hinblick auf mögliche Konflikte zwischen Board of Directors und Managern müssen wie beim Joint Venture die Kompetenzen eindeutig geregelt sein..
Wird bei der Gründung des Unternehmens ein Technologievertrag vereinbart, sollte dieser als Anhang an die Satzung bzw. den JV-Vertrag gehängt werden. In jedem Fall muss ein Technologievertrag separat genehmigt werden, da ansonsten die Zahlung von Technologie- oder Lizenzgebühren nicht möglich ist. Mietverträge, Personal- und sonstige Verträge können dagegen ohne besondere Genehmigung vom Unternehmen abgeschlossen werden.
Genehmigung und Registrierung
Genehmigungsbehörde für alle Unternehmen mit ausländischer Beteiligung ist das Ministry of Commerce in Beijing, das grundsätzlich bei allen Projekten mit einer Investitionssumme von über US$ 100 Mio. zuständig ist. Für Projekte unterhalb dieser Summe wurde die Genehmigungskompetenz an die Provinz- und Stadtbehörden delegiert. Zuständig ist die lokale Handelsbehörde (Commission of Commerce oder Commission of Foreign Trade and EconomicCooperation (COFTEC)). Kleinere Projekte können oft schon von Bezirks-, Stadt- oder Kreisregierungen genehmigt werden. Für Produkte und Geschäftsfelder, die nur eingeschränkt für ausländische Unternehmen erlaubt sind, kann auch für kleinere Investitionsgrößen die Zuständigkeit in Beijing liegen. Man sollte in den jedem Fall prüfen, welche Behörde zuständig ist.
Nach Prüfung der Dokumentation durch die lokale oder zentrale Regierung, wobei Stellungnahmen verschiedener Behörden eingeholt werden, erteilt die zuständige Handelsbehörde ein Genehmigungsdokument, das die Eckdaten des Projekts einschließlich der Investoren und Kapitalanteile auflistet. Dieses Dokument wird bei der Industrieverwaltung (State Administration of Industry and Commerce, SAIC) eingereicht, die zunächst eine sogenannte Kopie der Geschäftslizenz (Copy Business Licence) ausstellt, die für den vereinbarten Zeitraum der Kapitaleinbringung gültig ist. Nach erfolgter Kapitaleinbringung, die durch den zuständigen Wirtschaftsprüfer bestätigt wird, erteilt die SAIC die endgültige Geschäftslizenz (Business Licence), die für die vertraglich vereinbarte Laufzeit befristet ist. Das Datum der Ausstellung der Copy Business Licence ist das offizielle Gründungsdatum des Unternehmens.
Kapitaleinbringung
Für die Kapitaleinbringung gelten Fristen, die in der Satzung bzw. im JV-Vertrag festgeschrieben sind. In jedem Fall müssen 15% des registrierten Kapitals innerhalb von sechs Wochen nach Ausstellung der Copy Business Licence eingebracht werden. Danach gibt es je nach Größe des Projekts unterschiedliche Fristen, über die man sich für den Einzelfall bei der Behörde erkundigen sollte.
Die Kapitaleinbringung muss durch einen in China registrierten Wirtschaftsprüfer bestätigt werden, der ein "Certificate of Verification" (yanzibaogao) ausstellt. Für Bareinzahlungen reichen Einzahlungsbelege. Bei einer Sacheinbringung durch einen chinesischen Partner wird in der Regel das bei der Gründung des Unternehmens angefertigte Bewertungsgutachten bestätigt. Die Sacheinbringung eines ausländischen Investors muss vom örtlich zuständigen "CommodityInspection Bureau" geprüft und bestätigt werden.
Vor Erhalt der endgültigen Business Licence, die an das Certificate of Verification geknüpft ist, darf das Unternehmen keine Kredite aufnehmen und keine Dividenden auszahlen. Ist die Kapitaleinzahlung nicht fristgerecht erfolgt, kann die Business Licence gestrichen werden. Man sollte also darauf achten, nur solche Verpflichtungen vertraglich einzugehen, die auch zeitlich ohne Probleme eingehalten werden können.
Leistungen von China-Experts
- Strategische Beratung für alle Arten von Investitionskonzepten
- Vorstellung und Prüfung von Joint-Venture-Partnern
- Standortsuche und - prüfung für WFOE’s
- Verhandlungsbegleitung
- Führung von Behördengesprächen
- Erstellung von Letter of Intent, Feasibility-Studie, Verträgen, Satzungen in deutscher/ englischer und chinesischer Sprache
Dezember 2006
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